Uno de los mayores retos de la genealogía no es solo encontrar documentos, sino mantenerlos organizados y accesibles.
A medida que tu investigación crece, es fundamental tener un sistema que te permita guardar, localizar y proteger toda la información recopilada: partidas, fotos, correspondencia, notas, censos y más.

En este artículo aprenderás cómo crear un método eficaz para clasificar y conservar tus documentos genealógicos, tanto físicos como digitales.

 

🧾 1. Clasifica por familias o líneas de ascendencia

Empieza separando la información por ramas familiares.
Puedes hacerlo por apellidos principales o siguiendo la estructura paterna y materna.
Esto te ayudará a centrarte en una línea de investigación a la vez y evitar confusiones.

📁 Ejemplo de estructura básica:

• Carpeta: Línea paterna

• Carpeta: Línea materna

• Subcarpetas: Familia Pérez López, Familia García Torres, etc.

Dentro de cada una, guarda los documentos de cada miembro por orden cronológico.

 

📅 2. Ordena los documentos por fecha

El orden cronológico es una herramienta clave en genealogía.
Organiza los documentos del más reciente al más antiguo para seguir fácilmente la evolución de cada familia.

Si un mismo antepasado tiene varios tipos de documentos (por ejemplo, partida de bautismo y acta civil), agrúpalos juntos y ordénalos según su fecha de emisión.

 

📚 3. Agrupa por tipo de documento

Crea subcarpetas o secciones específicas para cada tipo de fuente.
Esto te permitirá encontrar rápidamente lo que buscas y mantener una estructura uniforme.

🗂️ Sugerencia de categorías:

• Nacimientos y bautismos

• Matrimonios

• Defunciones

• Censos y padrones

• Fotografías

• Correspondencia y notas familiares

• Documentos notariales o militares

 

💻 4. Digitaliza todo lo posible

Digitalizar tus documentos es esencial para preservarlos y tenerlos disponibles en cualquier momento.
Utiliza un escáner o una aplicación de digitalización móvil y guarda los archivos en formato PDF o JPG con buena resolución (mínimo 300 dpi).

💡 Consejos prácticos:

• Usa nombres descriptivos y uniformes, como:
  1889_Juan_Perez_Bautismo.pdf

• Guarda una copia de seguridad en un disco externo o en la nube (Google Drive, Dropbox, OneDrive, etc.).

• No dependas solo de una copia: realiza una segunda copia local en otro dispositivo.

 

🏷️ 5. Establece un sistema de nombres claro

Los nombres de archivo deben permitir identificar el contenido sin abrirlo.
Adopta un formato estándar que te sirva para todos los documentos.

📄 Ejemplo de formato sugerido:

AÑO_NOMBRE_APELLIDO_TIPO_LUGAR

Esto facilitará búsquedas rápidas y te ahorrará tiempo al revisar tus carpetas.

 

📋 6. Crea un registro general o índice maestro

Mantén un listado global de tus documentos en una hoja de cálculo o base de datos.
Incluye campos como:

• Nombre completo

• Tipo de documento

• Año

• Localidad

• Fuente o archivo de origen

• Enlace o ubicación digital

Este índice será tu guía para saber qué tienes y qué te falta, evitando duplicar búsquedas.

 

🧭 7. Conserva los originales correctamente

Los documentos antiguos son piezas únicas que requieren cuidado especial.
Guárdalos en fundas de plástico sin ácido o carpetas de papel neutro, lejos de la humedad, la luz directa y las fluctuaciones de temperatura.
Evita clips metálicos o gomas elásticas que puedan deteriorarlos con el tiempo.

Si tienes fotografías antiguas, sepáralas del resto de papeles y, si es posible, identifica a las personas retratadas antes de guardarlas.

 

💬 Consejo final

En genealogía, la organización es tan importante como la investigación.
Un sistema de archivo claro, tanto físico como digital, te permitirá consultar tus hallazgos fácilmente, compartirlos con otros familiares y mantener tu historia familiar viva y accesible durante generaciones.